JMHZ - evidence zaměstnanců

7.7.2

JMHZ – evidence zaměstnanců

Ing. Růžena Klímová

Současně s evidencí zaměstnavatelů bude zřízena i evidence zaměstnanců obsahující údaje o zaměstnancích pro potřebu jednotného měsíčního hlášení.

 NahoruOd 1. dubna do 30. června 2026

Přihlášení zaměstnance

Zaměstnavatel přihlašuje podle § 35 odst. 3 ZJMHZ svého zaměstnance do evidence zaměstnanců

1. ve lhůtě do 8 dnů ode dne, kdy
   1. zaměstnanec nastoupil do zaměstnání,
   2. zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle bodu 1, nebo
   3. zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle bodu 1 nebo 2,
2. v den, kdy předal žádost o dávku nemocenského pojištění ÚSSZ, uplatnil-li zaměstnanec nárok na výplatu dávky nemocenského pojištění dříve, než zaměstnavatel tohoto zaměstnance přihlásil do evidence zaměstnanců podle písmene a), nebo
3. nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, jde-li o zahraničního zaměstnance.

Za zaměstnance budou registrovány například i osoby, jimž náleží finanční plnění, které jim jiný subjekt poskytuje např. z titulu náhradního plnění za původního zaměstnavatele. Půjde například o situace, kdy poddodavatel není schopen plnit své platební závazky a ručí za něj dodavatel, který poskytne finanční plnění zaměstnanci. Dalším příkladem je finanční plnění poskytnuté zaměstnanci příslušnou pojišťovnou v souvislosti s odškodněním pracovního úrazu nebo nemoci z povolání. Obdobně se posuzuje i situace, kdy Úřad práce ČR poskytuje finanční plnění zaměstnanci z důvodu platební neschopnosti původního zaměstnavatele.

Zahraniční zaměstnanec

Má-li do zaměstnání nebo k výkonu práce na území ČR nastoupit zahraniční zaměstnanec definovaný v § 87 odst. 1 ZZ, je jeho zaměstnavatel povinen o této skutečnosti informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce. Od 1. 10. 2025 došlo ke změně lhůty pro splnění této povinnosti. Zaměstnavatel hlásí tuto skutečnost nikoliv nejpozději v den nástupu k výkonu práce, ale již před okamžikem nástupu k výkonu práce. Tuto informační povinnost bude nově plnit prostřednictvím JMHZ, proto je i pro přihlášení těchto zaměstnanců do evidence zaměstnanců vedených v souladu se zákonem o JMHZ zkrácena tato lhůta na "nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, jde-li o zahraničního zaměstnance". A protože poprvé se JMHZ zasílá za duben 2026, platí tato nová lhůta pro účely JMHZ od 1. 4. 2026.

JMHZ neobsahuje příslušné atributy vztahující se k pracovníkům vyslaným v rámci nadnárodního poskytování služeb zaměstnavatelem usazeným v jiném členském státě EU, kde se nadále uplatní stávající lhůta pro oznámení (nejpozději v den nástupu vyslaného zaměstnance k výkonu práce). Tato povinnost se již od 1. 7. 2024 realizuje prostřednictvím portálu Státního úřadu inspekce práce na základě ustanovení v § 101a zákona o zaměstnanosti.

Odhlášení z evidence

Odhlášení z evidence zaměstnanců se provede do 8 dnů ode dne, kdy

1. skončilo zaměstnání,
2. zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a), nebo
3. zaměstnavatel přestal poskytovat plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmene a) nebo b).

Více zaměstnání

Vykonává-li zaměstnanec u zaměstnavatele více zaměstnání, je zaměstnavatel povinen plnit povinnosti výše uvedené (tedy přihlášení a příp. oznámení, že zaměstnanec nenastoupil, oznamování změn, odhlášení) pro každé takové zaměstnání.

Přihlášení nebo odhlášení zaměstnance provede ČSSZ z moci úřední, pokud zaměstnavatel ani na výzvu ČSSZ tyto ohlašovací povinnosti nesplní. Tyto skutečnosti však budou spojeny se sankcí.

 NahoruOd 1. července 2026

Přihlášení zaměstnance

Zaměstnavatel je povinen přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců

1. nejpozději před okamžikem nástupu zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání,
2. ve lhůtě do 8 dnů ode dne, kdy
   1. zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a), nebo
   2. zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmene a) nebo den podle bodu 1.

Částečné přihlášení

Zaměstnavatel bude moci přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců pouze částečně, pokud ho přihlašuje před okamžikem nástupu do práce a nebude-li se jednat o zahraničního zaměstnance. Při částečném přihlášení zaměstnavatel uvede jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance oznámí ve lhůtě do 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil k výkonu práce. Při částečném přihlášení do evidence zaměstnanců se nevyžaduje souhlas subjektu údajů, tyto údaje však smí zaměstnavatel využít pouze k tomuto účelu.

Pokud osoba nenastoupí k výkonu práce, je zaměstnavatel povinen oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu k výkonu práce.

Atypické vztahy

V případě atypických vztahů mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem [viz výše písm. b) – např. finanční náhrady od úrazových pojišťoven za pracovní úraz, nemoc z povolání apod.] je zaměstnavatel povinen zaměstnance přihlásit do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat relevantní plnění, nebo kdy zaměstnavatel toto plnění poprvé poskytl. V těchto případech nebude možné činit částečné přihlášení zaměstnance.

Změny evidovaných údajů

Změny evidovaných údajů o zaměstnanci bude zaměstnavatel povinen oznámit do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy se o takové změně dozvěděl.

Odhlášení z evidence

Odhlášení z evidence zaměstnanců se provede stejně jako v období od 1. dubna do 30. června 2026, tedy do 8 dnů ode dne, kdy

1. skončilo zaměstnání,
2. zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a), nebo
3. zaměstnavatel přestal poskytovat plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmene a) nebo b).

Od 1. července také nadále platí, že vykonává-li zaměstnanec u zaměstnavatele více zaměstnání, je zaměstnavatel povinen plnit povinnosti výše uvedené (tedy přihlášení a příp. oznámení, že zaměstnanec nenastoupil, oznamování změn, odhlášení) pro každé takové zaměstnání.

Přihlášení nebo odhlášení zaměstnance provede ČSSZ z moci úřední, pokud zaměstnavatel ani na výzvu ČSSZ tyto ohlašovací povinnosti nesplní. Tyto skutečnosti však budou spojeny se sankcí.

 NahoruVysvětlení některých pojmů

Dříve, než se pustíme do popisu postupu zaměstnavatelů při spuštění JMHZ od dubna 2026, je vhodné si definovat některé pojmy (atributy), které jsou součástí registrace zaměstnanců.

Rodné číslo

Prvotním identifikátorem k předávání údajů do registru pojištěnců je rodné číslo pojištěnce. Zaměstnavatelé mají povinnost evidovat tento údaj zaměstnance. Z tohoto hlediska je nutné, aby zaměstnavatel vyzval zaměstnance, kteří rodné číslo nemají (zejména půjde-li o zahraniční zaměstnance), aby si požádali o jeho přidělení prostřednictvím Ministerstva vnitra, a stanovil jim lhůtu pro doložení skutečnosti, že o přidělení rodného čísla požádali. U zahraničních zaměstnanců nelze do pole "Rodné číslo" uvádět jiné druhy identifikátorů (např. číslo přidělené zdravotní pojišťovnou). Položka "rodné číslo" nebude vyplněna.

Pokud má zahraniční zaměstnanec již přidělené evidenční číslo pojištěnce (EČP), vyplní se tato položka. Nemá-li zahraniční zaměstnanec ani EČP, uvede se datum narození.

Upozornění: Občané Slovenské republiky, jimž bylo rodné číslo přiděleno po 31. 12. 1992, jsou taktéž považováni za cizince a toto "slovenské" rodné číslo nelze pro účely vyplňování dokumentů použít.

Osobní identifikační číslo

Pro účely identifikace osoby v systému JMHZ je zaveden nový identifikátor – osobní identifikační číslo (OIČ). OIČ bude zaměstnavatel povinně uvádět u všech svých zaměstnanců. Jde o hlavní identifikátor zaměstnance.

Osobní identifikační číslo je jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor, který ministerstvo přiděluje fyzické osobě při jejím prvním přihlášení do evidence zaměstnanců (při prvním vstupu zaměstnance do systému JMHZ). Osobní identifikační číslo se přiděluje bez časového omezení a je neměnné. OIČ bude tedy natrvalo sloužit k identifikaci zaměstnance v systému MPSV, tedy i například v případě změny zaměstnání a změny zaměstnavatele.

Osobní identifikační číslo sdělí ČSSZ zaměstnavateli po přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců bez zbytečného odkladu. OIČ se uvádí na všech podáních, která se zaměstnance týkají, s výjimkou přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců tímto zaměstnavatelem. V rámci formuláře Registrace zaměstnance – Nástup do zaměstnání se uvádí rodné číslo. Jde-li o zahraniční zaměstnance, kteří mají přidělené evidenční číslo pojištěnce (EČP), uvádí se na přihlášce EČP. Nemá-li zahraniční zaměstnanec přidělené evidenční číslo pojištěnce, uvádí se v přihlášce datum narození.

Jak se zaměstnavatel dozví OIČ zaměstnance? Jakmile zaměstnavatel přihlásí zaměstnance do evidence zaměstnanců a v rámci registru zaměstnanců, který vede ČSSZ, dojde ke ztotožnění údajů dané osoby, obdrží zaměstnavatel osobní identifikační číslo zaměstnance a též identifikátor zaměstnání bez zbytečného odkladu. Předpokládá se, že tyto údaje obdrží zaměstnavatel nejpozději následující den po podání přihlášky.

OIČ není nezbytné sdělovat zaměstnanci, neboť tento identifikátor nebude využíván při styku zaměstnance s orgánem veřejné správy. OIČ si nemusí zaměstnanec pamatovat. Přechází-li k jinému zaměstnavateli, obdrží tento nový zaměstnavatel OIČ, jakmile dotyčného zaměstnance přihlásí do evidence zaměstnanců. Současně též obdrží identifikátor zaměstnání.

Identifikátor zaměstnání

Dále se nově zavádí identifikátor zaměstnání (ID zaměstnání). Je jím jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor, který slouží k identifikaci každého zaměstnání zaměstnance (slouží pro odlišení jednotlivých pracovněprávních vztahů a dalších vztahů). Identifikátor zaměstnání přiděluje ČSSZ pro každé zaměstnání zaměstnance při jeho přihlášení do evidence zaměstnanců. ČSSZ oznamuje identifikátor zaměstnání zaměstnavateli bez zbytečného odkladu. Identifikátor zaměstnání je zaměstnavatel povinen uvádět při sdělování všech údajů, které se týkají konkrétního zaměstnání zaměstnance.

Jinými slovy: Má-li zaměstnanec u zaměstnavatele více pracovněprávních vztahů, bude ke každému takovému zaměstnání přidělen samostatný identifikátor…