Chybami se mzdová účetní učí aneb jak opravit chyby ve mzdové účtárně

2015.11.12.1

Chybami se mzdová účetní učí aneb jak opravit chyby ve mzdové účtárně

Ing. Růžena Klímová

Mezi nejsložitější činnosti v oblasti účetnictví patří beze sporu mzdová agenda, protože vyžaduje dokonalé znalosti ve sféře zdanění příjmů fyzických osob, zdravotního pojištění, nemocenského pojištění, sociálního zabezpečení, důchodového pojištění a rozsáhlé znalosti v oblasti pracovního práva, odměňování zaměstnanců a provádění všech druhů srážek ze mzdy včetně insolvenční srážky. S její složitostí vzrůstá i riziko omylů. Cílem tohoto článku je seznámit mzdové účetní s právy a povinnostmi v případě vzniku chyb a uvést postupy, jak je napravit.

1. POČETNÍ CHYBY

Početní chyby se týkají chybného výpočtu poměrné části mzdy, náhrady mzdy při překážkách v práci, náhrady mzdy při dočasné neschopnosti, příplatkových mezd, prémií, mimořádných odměn i odměn pravidelných, odměn za pracovní pohotovost atd. Početní chyby mohou být zřejmě na první pohled, kdy se jedná o omyl v řádu tisíců, ale i méně patrné, jedná-li se o pochybení v řádu stovek nebo desítek korun. Jedná-li se o početní chyby, které jsou zřejmé na první pohled, tedy kdy dojde k přeplatku či nedoplatku mzdy v řádu tisíců, jistě se jedna ze smluvních stran neprodleně ozve.

V případě nedoplatku mzdy je nutné dlužnou částku zaměstnanci co nejdříve zúčtovat. Pokud souhlasí s doplatkem dlužné částky v dalším měsíci, pak nevzniká žádný problém. Zaměstnanec má ale právo na výplatu celé mzdy (po provedení všech srážek ze mzdy) v den výplatního termínu. V případě, že zaměstnanec požaduje výplatu mzdy ve správné výši, je zaměstnavatel povinen dlužnou částku okamžitě doplatit. S ohledem na to, že závěrka za daný měsíc již proběhla, nabízí se dvojí řešení:

1. doplatek vyplatit formou zálohy a zúčtovat doplatek v rámci příslušné měsíční závěrky, nebo
2. doplatek vyplatit ihned a provést zpětnou opravu příslušných složek mezd za daný měsíc.

První způsob likvidace nedoplatku je nejjednodušší, ale je nutné současně provést zpravidla ruční přepočet průměrného hodinového výdělku, pokud k chybě došlo v posledním měsíci čtvrtletí.

Příklad č. 1

V I. čtvrtletí měl zaměstnanec mzdu včetně příplatkových mezd ve výši 120 450 Kč a navíc jednorázovou mimořádnou odměnu ve výši 25 000 Kč, která nebyla omylem zúčtována do měsíce března. V I. čtvrtletí zaměstnanec odpracoval 470 hodin. Průměrný výdělek k 1. 4. bude vypočten ve výši 256,28 Kč/hod. , ačkoliv měl správně činit 309,47 Kč/hod. Aby byl výpočet všech složek mezd, které jsou odvozeny z průměrného výdělku, v následujícím čtvrtletí správný, je třeba používat po celé druhé čtvrtletí průměrný hodinový výdělek 309,47 Kč. Naopak je třeba dát pozor na to, aby zúčtovaná odměna v měsíci dubnu ve výši 25 000 Kč již nebyla započtena do výpočtu průměrného výdělku.

Druhý postup je ideální, ale pokud uživatelský software tuto možnost nenabízí, je zcela vyloučené, aby se realizoval ručně.

Horší situace nastává v případě přeplatku mzdy, kdy bylo zaměstnanci vyplaceno více, než mělo být, například z důvodu chybně zadaného počtu hodin práce přesčas nebo z důvodu překlepu v čísle (přiznaná odměna 2 000 Kč, zúčtovaná 20 000 Kč). Vzniklý přeplatek není možné bez písemné dohody o srážce ze mzdy zaměstnanci srazit. Opět mohou nastat dvě situace:

1. zaměstnanec nepodepíše dohodu o srážce ze mzdy. V tomto případě může zaměstnavatel podat žalobu na zaměstnance, kde musí prokázat, že zaměstnanec věděl nebo měl vědět, že mu příslušná část mzdy nenáleží. Jedná-li se o menší rozdíly ve mzdě, bude patrně zaměstnanec argumentovat tím, že přijal zúčtovanou mzdu v dobré víře. Škoda, která tím zaměstnavateli vznikla, může být vymáhána na zaměstnanci, který škodu způsobil.
2. zaměstnanec podepíše dohodu o srážce ze mzdy. Nutno si uvědomit, že dohoda uzavřená mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem získává pořadí dnem uzavření dohody. Pokud však má zaměstnanec exekuční srážky nebo i jiné dohody o srážce ze mzdy s dřívějším pořadím, nelze zaměstnanci ze mzdy již nic srazit a tato srážka čeká v pořadí, až budou dřívější pohledávky uhrazeny. Má-li tato dohoda první pořadí, zaměstnavatel ke srážce přistoupí neprodleně. Ovšem i zde je třeba připomenout, že se tato srážka musí provést z hrubé mzdy, nikoliv z čisté, aby došlo ke správnému zúčtování daní, pojistného a vratce přeplatku mzdy na účet 521, neboť při srážce z čisté mzdy dochází k porušení účetních souvztažností.

V této souvislosti je důležité upozornit na zákonné postupy při provádění srážek ze mzdy včetně srážek na základě dohody o srážce ze mzdy. Srážka ze mzdy z titulu přeplatku mzdy je srážkou nepřednostní a zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, stanoví, že při nepřednostní srážce je nutné zaměstnanci vyplatit nezabavitelnou částku, třetí i druhou třetinu. S ohledem na respektování těchto pravidel se pak větší přeplatek musí srážet delší dobu.

Promlčení lhůty

Přeplatky a nedoplatky způsobené výše uvedenými chybami se řeší:

• vzniklé nedoplatky se zaměstnanci doplatí, pokud neuplynula lhůta tří let od jejich nároku,

vzniklé přeplatky se srazí jen na základě dohody o srážce ze mzdy, pokud neuplynula tříletá promlčecí lhůta, která plyne ode dne vzniku přeplatku.

2. MINUSOVÝ ZDANITELNÝ PŘÍJEM A MINUSOVÝ VYMĚŘOVACÍ ZÁKLAD PRO ÚČELY NEMOCENSKÉHO POJIŠTĚNÍ

Zde je nutné připomenout, že od 1. 1. 2014 došlo ke změně v § 5 odst. 6 ZDP, který umožňuje, že příjem ze závislé činnosti zahrnutý v předchozích zdaňovacích obdobích do dílčího základu daně, k jehož vrácení existuje právní důvod, lze u poplatníka snížit v kalendářním měsíci, popřípadě v následujících kalendářních měsících ve zdaňovacím období, ve kterém k jeho vrácení došlo. Ačkoliv ZDP připouští možnost minusového zdanitelného příjmu v jednotlivých měsících zdaňovacího období, nepřipouští likvidaci minusového zdanitelného příjmu vzniklého v jednom zdaňovacím období ve zdaňovacím období následujícím (tedy minusový zdanitelný příjem vzniklý v prosinci likvidovat v lednu). S ohledem na podstatné skutečnosti vyplývající z nemocenského pojištění však může být zdanitelný příjem za daný kalendářní měsíc snížen pouze do výše, ve které byl poplatníkovi zúčtován. Při aplikaci tohoto principu nelze jít do záporných hodnot.

Dle ustanovení § 5 odst. 1 zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, je vyměřovacím základem zaměstnance pro pojistné na důchodové pojištění úhrn příjmů, které jsou nebo by byly, pokud by podléhaly zdanění v České republice, předmětem daně z příjmů fyzických osob podle ZDP a nejsou od této daně osvobozeny a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním, které zakládá účast na nemocenském pojištění. Zúčtovaným příjmem se rozumí plnění, které bylo v peněžní nebo nepeněžní formě nebo formou výhody poskytnuto zaměstnavatelem zaměstnanci nebo předáno v jeho prospěch, popřípadě připsáno k jeho dobru anebo spočívá v jiné formě plnění prováděné zaměstnavatelem za zaměstnance.

Ačkoliv za určitých okolností ZDP připouští minusový zdanitelný příjem, nelze tak učinit s ohledem na skutečnosti vyplývající z nemocenského pojištění, jak výše uvedeno. Pokud by přesto měl v některém kalendářním měsíci zaměstnanec “minusový“ vyměřovací základ, nelze při vyplňování "Přílohy k žádosti o dávku" a též v "Přehledu o výši pojistného"  uvádět (započítávat) vyměřovací základ zaměstnance v záporných číslech, a tím by došlo k nesouladu mezi zdanitelným příjmem (kde se minusová hodnota objeví) a vyměřovacím základem pro nemocenské pojištění (minusová hodnota se nesmí objevit).

Řečeno jinými slovy: nezúčtoval-li zaměstnavatel zaměstnanci v daném kalendářním měsíci žádný vyměřovací základ (tj., zaměstnanec nemá v tomto kalendářním měsíci žádný příjem, z něhož se odvádí pojistné na sociální zabezpečení), bude vyměřovací základ tohoto zaměstnance roven nule, a nemůže být tudíž záporné číslo. Pro účely sociálního zabezpečení není podstatné, že má zaměstnanec vůči zaměstnavateli dluh (např. zaměstnanec obdržel odměnu, na kterou neměl nárok).

Z výše uvedeného vyplývá, že v situaci, kdy dojde k vysokému přeplatku zdanitelného příjmu (vyměřovací základ), kterým by při jeho likvidaci vznikl minusový zdanitelný příjem (minusový vyměřovací základ), je nutné vyrovnávat přeplatek postupně, nejvýše vždy do nuly.

3. MINUSOVÝ ZDANITELNÝ PŘÍJEM A MINUSOVÝ VYMĚŘOVACÍ ZÁKLAD PRO ÚČELY ZDRAVOTNÍHO POJIŠTĚNÍ

Daleko svízelnější situace při řešení přeplatku mzdy nastává ve zdravotním pojištění. K 1. 1. 2015 došlo v pojistném na zdravotní pojištění ke zrušení titulu neplaceného volna a absence. Jediným kritériem pro odvod zdravotního pojištění zůstalo dosažení minimálního vyměřovacího základu v příslušném  kalendářním měsíci, kterým je minimální mzda. Tento princip se nadále neuplatní u pojištěnců státu a dále v případě překážek v práci dle ustanovení § 191 ZP (dočasná pracovní neschopnost, ošetřování člena rodiny, mateřská a rodičovská dovolená), kdy se minimální vyměřovací základ snižuje o poměrnou část odpovídající počtu kalendářních dnů, po které trvaly tyto důležité osobní překážky v práci.

V případě, že zaměstnavatel likviduje přeplatek mzdy u zaměstnance, který není pojištěncem státu, musí při respektování ostatních podmínek dle občanského soudního řádu (ponechat nezabavitelnou částku atd.) zachovat zaměstnanci vyměřovací základ (zúčtovaný zdanitelný příjem) alespoň ve výši minimální mzdy (9 200 Kč). Pokud by při likvidaci přeplatku mzdy nebyl zachován ani minimální vyměřovací základ, bylo by nutné srazit doplatek do minima, který by v tomto případě musel hradit zaměstnavatel, neboť on způsobil přeplatek mzdy v jednom měsíci, který likviduje snížením vyměřovacího základu ve druhém měsíci.

4. MINUSOVÁ MZDA A ZÁPŮJČKA NA POJISTNÉ NA SOCIÁLNÍ ZABEZPEČENÍ A ZDRAVOTNÍ POJIŠTĚNÍ

Minusovou mzdu je nutné odlišit od minusového zdanitelného příjmu, neboť s minusovou mzdou se zaměstnavatel setkává v případě, kdy nejde o pochybení ve výpočtu mezd, ale kdy má zaměstnanec "fiktivní příjem", který je podle ZDP považován za zdanitelný příjem, z něhož je nutné odvést i zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, ačkoliv zúčtovaný příjem za výkon práce nemá.

Takové situace vznikají nejen v době, kdy má zaměstnanec neplacené volno a současně "fiktivní příjem", z něhož je nutné pojistné odvést, ale i v případě jiných překážek v práci na straně zaměstnance dle ustanovení § 191 ZP. Jde o případy, kdy zaměstnanec ošetřuje po celý měsíc rodinného příslušníka (stejně je tomu i v případě dočasné pracovní neschopnosti, kdy zaměstnanec pobírá už jen dávku v nemoci) a současně má se zaměstnavatelem uzavřenou smlouvu o používání služebního vozidla i k soukromým účelům. Není-li smlouva v  inkriminovaném období přerušena, pak i v době trvání ošetřování člena rodiny nebo při DPN je nutné odvést pojistné z vyměřovacího základu, kterým je 1 % pořizovací ceny motorového vozidla. Zaměstnavatel je povinen odvést pojistné ve stanovených lhůtách (do 20. kalendářního dne následujícího měsíce) i za zaměstnance, ačkoliv pojistné nelze zaměstnanci srazit. Toto pojistné je evidováno na mzdovém listě záporným číslem a počítačový program poskytne zápůjčku, která se vyrovná v nejbližším měsíci, kdy je možné pojistné ze mzdy zaměstnance srazit.

Příklad č. 2

Zaměstnanec, který v Prohlášení poplatníka žádal o uplatnění základní slevy, má uzavřenou dohodu k používání služebního vozidla i k soukromým účelům. Pořizovací cena vozidla činí 750 000 Kč. V daném měsíci nemá zaměstnanec žádný příjem z důvodu ošetřování člena rodiny.

Zdanitelný příjem ................................... 7 500 Kč

Pojistné za zaměstnavatele........................2 550 Kč

Daňový základ ................................... 10 050 Kč

Záloha daně před slevami........................ 1 515 Kč

Základní sleva ......................................2 070 Kč

Záloha daně ............................................... 0 Kč

Pojistné za zaměstnance.............................825 Kč

Čistá mzda ......................................... - 825 Kč

Zápůjčka .............................................. 825 Kč

Minusová mzda a zápůjčka z titulu neplaceného volna

Obdobně je třeba posuzovat případ, kdy je zaměstnanci, který není pojištěncem státu, poskytnuto neplacené volno po celý měsíc. V takovém případě je zaměstnavatel povinen odvést zdravotní pojištění za zaměstnance z minimálního vyměřovacího základu, kterým je minimální mzda. Protože zaměstnanec nemá v daném měsíci žádné příjmy, z nichž by se pojistné srazilo, musí pojistné srazit v měsíci/měsících, kdy je možné dlužné pojistné srazit. Aby došlo k úhradě pojistného ze mzdy zaměstnance v nejbližším měsíci/měsících, kdy má zaměstnanec zúčtovaný příjem, z něhož se pojistné srazí bez souhlasu, musí být pojistné na mzdovém listě evidováno minusovým číslem. Software poskytne zápůjčku, která se automaticky srazí v nejbližším měsíci/měsících, kdy má zaměstnanec příjem, z něhož je možné pojistné srazit. Uvedený postup je zcela legitimní, neboť se nejedná o minusový zdanitelný příjem, ale o minusovou mzdu z titulu dlužného pojistného na zdravotní pojištění, která se dočasně kompenzuje zápůjčkou. V následujícím měsíci se vzniklá zápůjčka srazí z čisté mzdy. Může nastat i situace, kdy díky vysoké zápůjčce, která vznikla z dlouhodobě poskytnutého neplaceného volna, zbude zaměstnanci velmi nízká čistá mzda. Pojistné je zákonnou srážkou, a proto zde neplatí to, co musí být respektováno v případě srážek ze mzdy na základě dohody, kdy musí zaměstnavatel zaměstnanci vyplatit nezabavitelnou částku, třetí třetinu, atd.

Příklad č. 3

Zaměstnanec, který není pojištěncem státu, požádal o neplacené volno na půl roku. Zaměstnavatel jeho žádosti vyhověl a od zaměstnance nepožadoval pojistné na zdravotní pojištění předem. V jednotlivých měsících musel zaměstnavatel odvést pojistné ve výši 1 242 Kč, celkem 6 x 1 242 = 7 452 Kč. Po ukončení neplaceného volna měl zaměstnanec čistou mzdu 12 455 Kč. Zaměstnavatel srazil bez souhlasu zaměstnance pojistné ve výši 7 452 Kč a vyplatil mu 4 997 Kč.

5. OPRAVY DANÍ

V praxi se stává, že plátce srazí vyšší nebo nižší zálohu na daň než měla srazit, případně vyšší nebo nižší srážkovou daň. ZDP stanoví, jak postupovat při přeplatcích a nedoplatcích na záloze daně ( § 38i ZDP) a při přeplatcích a nedoplatcích na dani ( §38d odst. 8 ZDP).

Opravy srážkové daně u DPP

K pochybení nesprávně sražené srážkové daně dochází u zaměstnanců jen v případě příjmů z DPP bez podepsaného Prohlášení s odměnou do 10 000 Kč za kalendářní měsíc.

1. Přeplatek srážkové daně u DPP

V souladu s § 38d odst. 8 ZDP se zaměstnanci, kterému byla sražena daň vyšší, než měla být, vrátí nesprávně sražená částka, pokud neuplynuly 3 roky od konce lhůty, ve které byl zaměstnavatel povinen podat vyúčtování daně z příjmů vybírané srážkovou daní, a pokud zaměstnanec nevyužil postup uvedený v § 36 odst. 7 ZDP, tj. nepodal daňové přiznání, v němž uvedl i příjmy z DPP, které byly podrobeny srážkové dani.

1. Nedoplatek srážkové daně u DPP

Zaměstnanci, kterému zaměstnavatel nesrazil daň ve stanovené výši, ji může bez jeho souhlasu srazit dodatečně, pokud neuplynuly 2 roky od konce lhůty pro podání vyúčtování daně z příjmů vybírané srážkovou daní.

Lhůta pro podání vyúčtování srážkové daně je do 1. 4. následujícího roku. Součástí tiskopisu "Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických osob" je povinná příloha, v níž plátce uvádí opravy chybně sražené daně týkající se aktuálního zdaňovacího období. V případě oprav srážkové daně po lhůtě pro podání vyúčtování srážkové daně (po 1. 4.) je nutné podat dodatečné vyúčtování srážkové daně.

Poznámka: V článku se neřeší případy oprav srážkové daně členů kolektivních orgánů daňových nerezidentů.

Opravy zálohy daně a daně - chybně sražená záloha na daň

a) Přeplatek na záloze a nedoplatek na daňovém bonusu

Zaměstnanci, kterému byla sražena záloha vyšší, než měla být, nebo kterému byl vyplacen měsíční daňový bonus nižší, než měl být, vrátí zaměstnavatel vzniklý rozdíl, pokud neuplynula lhůta pro podání vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti za toto zdaňovací období. O vrácenou částku na záloze nebo o dodatečně vyplacenou částku na měsíčním daňovém bonusu sníží zaměstnavatel nejbližší odvod záloh.

b) Nedoplatek na záloze a přeplatek na daňovém bonusu

Zaměstnanci, kterému byla sražena záloha nižší, než měla být, nebo kterému byl vyplacen měsíční daňový bonus vyšší, než měl být, může zaměstnavatel srazit vzniklý rozdíl ze mzdy, pokud neuplynula lhůta pro podání vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti za toto zdaňovací období. O dodatečně vybranou částku na záloze nebo na měsíčním daňovém bonusu zvýší nejbližší odvod záloh.

Lhůta pro podání vyúčtování zálohové daně v  elektronické formě je do 20. 3. následujícího roku. Povinnou přílohou je i příloha oprav zálohové daně provedených v tomto zdaňovacím období.

Opravy zálohy daně a daně - chybně sražená daň

a) Přeplatek na dani a nedoplatek na daňovém bonusu

Zaměstnanci, kterému byla sražena daň vyšší, než mělo být, nebo kterému byl vyplacen daňový bonus nižší, než měl být, vrátí zaměstnavatel vzniklý rozdíl, pokud neuplynuly 2 roky od konce lhůty pro podání vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti za zdaňovací období, v němž rozdíl vznikl. Zaměstnavatel je povinen nejdříve vrátit tento rozdíl zaměstnanci a poté může podat dodatečné vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti. O vrácený rozdíl sníží zaměstnavatel nejbližší odvod záloh.

Zaměstnanec, kterému nebylo provedeno roční zúčtování, má možnost uplatnit příslušný přeplatek na dani v rámci daňového přiznání.

b) Nedoplatek na dani a přeplatek na daňovém bonusu z viny zaměstnavatele

Dlužnou částku na dani nebo neoprávněně vyplacenou částku na daňovém bonusu, která vznikla zaviněním zaměstnavatele, lze srazit ze mzdy poplatníka bez jeho souhlasu, pokud neuplynuly dva roky od konce lhůty pro podání vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti za zdaňovací období, v němž rozdíl vznikl. U poplatníka, kterému nebylo provedeno roční zúčtování, může zaměstnavatel v této lhůtě srazit dlužnou částku na záloze nebo přeplacenou částku na měsíčním daňovém bonusu, a to i v případě, že zaměstnanec podal za toto zdaňovací období daňové přiznání.

c) Nedoplatek na dani a přeplatek na daňovém bonusu z viny zaměstnance

V případě, kdy dlužná částka na dani nebo neoprávněně vyplacená částka na daňovém bonusu vznikla zaviněním zaměstnance,

• - srazí zaměstnavatel po dohodě s ním dlužnou částku spolu s úrokem z prodlení ze mzdy, pokud u zaměstnavatele neuplynula lhůta pro stanovení daně. Sraženou částku a úrok z prodlení odvede správci daně, nebo
• - oznámí tuto skutečnost správci daně do konce měsíce následujícího po měsíci, ve kterém ji zjistil a současně předloží doklady potřebné k vybrání vzniklého rozdílu. Nesplní-li zaměstnavatel tyto povinnosti, je povinen dlužnou částku uhradit sám. Dále je povinen informovat zaměstnance, že o nedoplatku daně z jeho viny podal oznámení správci daně. Zaměstnanec je povinen podat za tento rok daňové přiznání.

Příklad č. 4

Zaměstnavatel provedl chybně roční zúčtování za rok 2014 v měsíci březnu 2015 (výplatní termín 10. 4. 2015) a vrátil větší přeplatek než měl. Rozdíl může od zaměstnance požadovat do 20. 3. 2017, a to bez jeho souhlasu.

6. CHYBY V POJISTNÉM NA ZDRAVOTNÍ POJIŠTĚNÍ

Při výpočtu zdravotního pojištění může dojít jak k nedoplatku pojistného, tak i přeplatku. Pokud je nedoplatek zjištěn zaměstnavatelem, je nutné co nejdříve dlužné pojistné doplatit, aby penále vázající se na nedoplatek pojistného bylo co nejnižší. K nedoplatku mohou vést tyto chyby:

• - zaměstnavatel vypočítá pojistné chybně a odvede nižší pojistné, než by skutečně měl. V tomto případě se jedná o chyby z nedbalosti nebo z titulu neznalosti zákonných ustanovení;.
• - zaměstnavatel neodvede pojistné včas buď z důvodu nedbalosti, či z titulu platební neschopnosti;.
• - zaměstnavatel neplatí pojistné vůbec nebo je odváděno po lhůtě splatnosti déle než jeden měsíc. Takové jednání se posuzuje jako úmyslné závažné porušení povinností při placení pojistného.
• - zaměstnavatel nepřihlásí své zaměstnance k pojištění a z jejich příjmů též neodvádí pojistné. I na takové jednání se nahlíží jako úmyslné porušení povinností při placení pojistného.
• - zaměstnavatel v důsledku chyby zaměstnance či mzdové účetní odvádí pojistné do jiné zdravotní pojišťovny. Toto pochybení je posuzováno ze strany zdravotní pojišťovny jako chyba z nedbalosti.

Nedoplatky pojistného

Dojde-li k nedoplatku pojistného v důsledku chybné platby, ale v "Přehledu o pojistném" byly uvedeny správné údaje, zaměstnavatel uhradí nedoplatek pojistného a "Přehledy o platbě pojistného" ponechá beze změny.

Došlo-li k nedoplatku chybným výpočtem pojistného nebo odvodem pojistného jiné zdravotní pojišťovně, vyžadují zdravotní pojišťovny opravit "Přehledy o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem" za všechny měsíce, jichž se opravy týkají. Jedná se tedy o opravy pojistného a vyměřovacích základů zaměstnanců pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny. Podle platné zákonné úpravy však zaměstnavatel není povinen přehledy opravovat.

Výše penále za nedoplatky a opožděné úhrady plateb činí od 1. 5. 1995 do 31. 12. 2006 0,1 % z dlužné částky za každý den prodlení, od 1. 1. 2007 činí penále 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Penále si může zaměstnavatel vypočítat sám nebo vyčká na vyměření skutečné výše penále příslušnou zdravotní pojišťovnou. Penále z penále již neplyne. Dlužné pojistné i penále je zdravotní pojišťovna povinna po plátci pojistného vymáhat.

Příklad č. 5 - způsob výpočtu penále

Zaměstnavatel opomenul provést úhradu pojistného za duben kal. roku, které bylo splatné do 20. 5. kalendářního roku. Pojistné činilo 180 225 Kč a zaměstnavatel ho uhradil až 10. 10. kalendářního roku.

Penále činí: 180 225 x 0,0005 x 143 = 12 886 Kč, kde

• - 180 225 je výše pojistného,
• - 0,0005 je sazba penále,
• - 143 je počet dnů prodlení (doba od 21. 5. kalendářního roku do 10. 10. kal. roku včetně).

Pokud penále vznikne vinou zaměstnance například tím, že opomenul oznámit změnu zdravotní pojišťovny, má zaměstnavatel právo vymáhat penále na zaměstnanci. Jestliže chyba vznikne z nedbalosti mzdové účetní, je na rozhodnutí zaměstnavatele, zda bude penále vymáhat na účetní či nikoliv.

Zaměstnavatel má právo proti rozhodnutí zdravotní pojišťovny (zpravidla vyjádřené platebním výměrem ve správním řízení) podat odvolání nebo žádost o odstranění tvrdosti. Zatímco odvolání se týká řešení formálních nedostatků a faktické správnosti, odstraněním tvrdosti může být sníženo penále nebo zcela prominuto. Lze též žádat o odstranění tvrdosti prominutím přirážky k pojistnému nebo pokuty. Žádost o odstranění tvrdosti musí být podána do 15 dnů od písemného doručení platebního výměru. Ve výjimečných případech, kdy se objeví nové skutečnosti, které plátce pojistného nemohl do dne nabytí právní moci rozhodnutí uplatnit, lze podat žádost o odstranění tvrdosti nejpozději do 3 let od nabytí právní moci rozhodnutí. Současně musí být splněny i další podmínky:

• zaměstnavatel (nebo jiná oprávněná osoba) musí podat písemnou žádost,

• žádost musí být podána nejpozději do 15 dnů od písemného doručení platebního výměru, kterým bylo penále předepsáno (výjimka do 3 let uvedena výše),

• musí být uhrazeno běžné pojistné.

U penále do 20 000 Kč rozhoduje sama zdravotní pojišťovna. V případě penále nad 20 000 Kč rozhoduje Rozhodčí orgán zdravotních pojišťoven.

Zákon (viz § 53a odst. 3 zákona č. 48/1997 Sb.) vylučuje možnost odstranění tvrdosti zákona v těchto případech:

• není předem uhrazeno pojistné splatné do vydání rozhodnutí o prominutí penále, přirážka k pojistnému nebo pokuty,

• na plátce již byl podán insolvenční návrh,

• plátce vstoupil do likvidace.

Právo předepsat dlužné pojistné (a tedy i penále) se promlčuje po 10 letech ode dne splatnosti pojistného (viz § 14 a § 16 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění). Byl-li proveden úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová promlčecí lhůta ode dne, kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl.

Přeplatky pojistného

Přeplatek pojistného může vzniknout početní chybou, chybným přepisem čísla, vyšším odvodem v důsledku neznalosti právních předpisů, případně odvodem pojistného do jiné zdravotní pojišťovny než té, u které je zaměstnanec pojištěn, a to jak pozdním oznámením změny pojišťovny pojištěncem, tak chybou mzdové účetní, která změnu nezaregistrovala. Má-li tedy zaměstnavatel přeplatek u zdravotní pojišťovny, postupuje takto:

1. Zaměstnavatel zná přesnou částku přeplatku a o správnosti výpočtu pojistného není pochyb. Pak může při příští platbě (při příštích platbách) snížit odváděné pojistné o zjištěný přeplatek. Pro účely kontrolního orgánu zdravotní pojišťovny je však nutné vést průkaznou evidenci o provedených opravách a při kontrole doložit veškeré dokumenty opravňující zaměstnavatele k takovému postupu. Upozorňujeme, že tyto opravy se musí promítnout do "Přehledu o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem" a dochází-li ke snížení pojistného, musí být o příslušnou částku snížen i úhrn vyměřovacích základů. V případě, že je přeplatek několikanásobně vyšší než měsíčně odváděné běžné pojistné, nemusí zaměstnavatel třeba i několik měsíců toto pojistné platit.

Příklad č. 6

Zaměstnavatel odvedl vyšší pojistné o 2 500 Kč v důsledku početní chyby mzdové účetní, a to za měsíc prosinec. V měsíci lednu sníží odvod pojistného o tuto částku a též musí snížit úhrn vyměřovacích základů o 18 519 Kč ( 2500 : 13,5 % = 18 519 Kč).

b) Zaměstnavatel nemůže stanovit správnou výši přeplatku. V takovém případě musí písemně požádat příslušnou zdravotní pojišťovnu o vrácení přeplatku. Zdravotní pojišťovna však přeplatek vrátí zpravidla až na základě provedené kontroly. Přeplatek pojistného je zdravotní pojišťovna povinna vrátit do jednoho měsíce ode dne jeho zjištění, pokud není jiného splatného závazku vůči zdravotní pojišťovně.

Nárok na vrácení přeplatku se promlčuje za 10 let od uplynutí kalendářního roku, v němž vznikl. Má-li zaměstnavatel vůči zdravotní pojišťovně více splatných závazků, je zákonem stanoveno pořadí pro jejich splácení (viz. § 15 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb.): 1. pokuty, 2. přirážka k pojistnému, 3. nejstarší nedoplatky…